Как повысить конверсию в покупку квартир на 12% внедрив бизнес-аналитику Power BI и Tableau
Сегодня цифровизация — это необходимость. Работа с данными все больше влияет на прибыль компании. Конкурентную борьбу выигрывают те, кто собирает как можно больше данных о клиентах, изменениях рынка, успешных действиях. Кто вовремя фиксирует и устраняет ошибки. Кто находит слабые места внутри компании и оптимизирует бизнес-процессы.
Как правило, информацию хранится в разных системах учета:
- 1C
- CRM-система
- сайты
- рекламные кабинеты
- excel-таблицы
- системы партнеров и т.д.
Представьте, что вы хотите узнать текущее состояние дел, сопоставить продажи текущего месяца с планом. Вы попросите сотрудника выгрузить данные в excel и соединить с планами, чтобы получить такой отчет. Отчет показывает, что продажи просели и возникает законный вопрос – «Почему?». Нужно локализовать проблему, определить менеджера, выделить продукт из ассортимента, все свести воедино и тогда может быть появится ясность. Это потребует от 2 часов до всего рабочего дня без каких-либо гарантий.
С такой проблемой столкнулся и наш клиент Сергей – руководитель отдела продаж компании-застройщика. Название не пишем по причине конфиденциальности и защиты коммерческой тайны.
Сергей
Ситуация в самом начале работы с данными
В сфере недвижимости нужно локализовать проблему, чтобы определить регион, жилой комплекс, категорию недвижимости, менеджера и отдел. Далее посмотреть, какая часть воронки продаж отработала наименее эффективно. Посмотреть на сезонность, рекламный бюджет, маркетинговые акции. Если причина локализована, то необходимо продолжить анализ и понять что конкретно изменилось. Может линия поддержки дала сбой, рекламная компания была недостаточно эффективной или новый жилой комплекс не оправдал ожидания. Десятки вопросов и для каждого выгружать данные из различных систем – CRM, 1C, маркетинговые площадки, excel. Потом соединить их воедино, проанализировать и наглядно представить руководителю отдела продаж.
Все эти операции сотрудники проводили вручную работая с excel по 5-6 часов. Каждый раз в процессе Сергей с сотрудниками сталкивался с влиянием человеческого фактора. Ошибки в столбцах и строках, несоответствие дат и периодов, дублирование информации, отсутствие части данных и технические ошибки. Они тратили лишнее время, и не были уверены в достоверности сведений финального отчета, проверяли по 2-3 раза перед анализом.
Однажды утром Сергей решил, что пора что-то менять. Компания растет и развивается, поэтому аналитика и качество принятия решений будут расти синхронно вместе с ней. Тут же утром на совещании вместе с коллегами они набросали список своих требований к желаемой аналитике. Они написали критерии, которые интересуют именно компанию застройщика в сфере недвижимости.
Требования к бизнес-аналитике были такие:
- Объединить все виды данных – финансы, продажи, маркетинг и т.д.
- Мгновенный доступ к данным в пару кликов
- Синхронизация онлайн, чтобы не нужно было приводить соответствие вручную
- Компактный отчет на одном экране
- Возможность просматривать сквозную аналитику по всей воронке продаж от первого клика по объявлению до подписания договора и повторных продаж
Если коротко сформулировать основной запрос, то он выглядел так:
«Хотим видеть все сразу, онлайн, достоверно и взаимосвязано»
О поиске решения
Компания-застройщик обратилась к нам – бизнес-аналитикам из Dataprof, потому что к тому моменту мы около полугода были знакомы, ежемесячно делились полезными новинками и способами работы с данными. По этой причине на встрече мы обсудили и сформулировали, что начнем внедрение BI системы – системы бизнес-аналитики. Она автоматически собирает данные из всех систем учета, чистит и соединяет данные. Затем BI-система визуализирует данные в виде понятных графиков, диаграмм и таблиц.
Как проходил рабочий процесс
В ходе работы мы провели анализ:
- бизнес-процессов
- показателей
- разрезов анализа
- технических требований
Посчитали количество сотрудников, которые будут работать с отчетами.
Прописали роли:
- Маркетолог
- Руководитель отдела продаж
- Аналитик данных
Все записали в Data Warehouse Bus Matrix – таблица соответствий бизнес-процессов и срезов для анализа.
На основе этой матрицы спроектировали хранилище данных – Data Warehouse или DWH.
Бизнес-процессы будут такие:
- Интернет-маркетинг
- Продажи
- Бронирования
- Обращения
- Опросы
Срезы для анализа:
- Даты обращений, встреч, подписания договоров и т.д.
- Способы оплаты
- Контракты
- Жилищные комплексы
- Этапы воронки продаж
- Каналы поступления
- Менеджеры
- Категории обращения
- Лиды
DWH только хранит эти данные и лишь передает их системе визуализации. Поэтому мы перешли к утверждению макетов отчетов, чтобы ясно и точно понимать, как именно будет выглядеть отчет, в каком месте таблицы, а где какой график, что он показывает. Все это для удобства и комфорта в процессе работы.
Написали техзадание с этапами, в котором подробно описана последовательность, комментарии, контрольные точки для сверки и конечный результат, критерии проверки и условия приема-передачи работ. Для создания сложных проектов мы всегда это подробно прописываем, чтобы клиенту было легче и спокойнее следить за тем, как создают его систему бизнес-аналитики.
Следующий шаг – имплементация, то есть фактическое внедрение, настройка и практическая реализация. Настроили загрузку данных из CRM, колл-трекинга, excel с планами продаж, системами партнеров и брокеров. Для этого использовали готовые интеграции, API–программные интерфейсы и разработали 2 так называемых коннектора для соединения с агентствами–партнерами, у которых самописные CRM-системы.
Преобразовали данные, соединили и очистили, привели к виду, который соответствует проекту хранилища DWH. На этом этапе возникла небольшая трудность. Количество и название этапов воронки продаж отличалось от партнера к партнеру. Набор этапов застройщика и агентств-партнеров не соответствовали. Возникала путаница в этапах, повторения, противоречия. В дальнейшем это привело бы к ошибкам в оценке продаж. Но мы решили эту проблему: связались с каждым из агентств-партнеров, уточнили количество и значение каждого из этапов, провели дополнительную встречу с Сергеем и обсудили актуальный список этапов. На этой основе и сделали этапы воронки продаж в BI-системе.
Последний этап — разработка отчетов и обучение пользователей. Мы не просто набросали графики, а использовали «best practices», дали достаточное количество информации на одном экране, подобрали привлекательные и удобные способы визуализации, сделали отчеты интерактивными и предусмотрели сценарии перехода между экранами.
На каждом этапе в период внедрения мы использовали средства автоматизированного тестирования. Это нужно, чтобы как можно быстрее выявить устранить ошибки. В дальнейшем мы настроили ежедневное автоматическое выполнение тестов с нотификацией о падении в телеграмм группу, что дает возможность отслеживать корректность загрузки данных уже после выполнения всех работ.
Какой результат мы получили после запуска BI-системы в работу?
BI-система бизнес-аналитики начала приносить полезный эффект уже в первую неделю работы. Нашли причину снижения продаж. Продажи просели для конкретного жилищного комплекса – если количество обращений сходно с другими комплексами, то поведение клиентов кардинально отличалось. Люди не двигались дальше первого звонка. Прослушали топ-10 результатов звонков и выяснили, что многих звонивших интересовали квартиры соседнего комплекса. Это говорит о недостаточной эффективности рекламной кампании. Поставили задачу отделу маркетинга, расставить в объявлениях ссылки на нужный жилой комплекс, переписать объявления, проверить телефонию и поставить в курс отдел продаж. Уже на следующей неделе менеджеры получили поток заявок и звонков по нужному жилому комплексу и начали заключать сделки.
Теперь Сергею не приходится каждый раз собирать информацию о продажах из разных таблиц, отвлекать сотрудников, сводить все в excel и несколько раз перепроверять. Вся информация в одном месте в режиме онлайн. Пара кликов и нужная информация перед глазами.
Хотите сравнить продажи ЖК№1 и ЖК№2 между собой?
Это легко сделать в отчет по продажам жилых комплексов.
Хотите сопоставить объем продаж менеджеров Иванова и Петрова за предыдущий квартал?
Откройте график продаж по менеджерам и смотрите их в динамике.
Хотите найти «узкое горлышко» в воронке продаж?
Откройте отчет и посмотрите любой срез по каждому этапу продаж своей компании
и компании-партнера
Теперь руководитель отдела продаж не растрачивает время на сбор и обработку данных. Весь объем своего внимания он направляет на полезную аналитическую работу. Он выполняет только важные и ценные действия, которые ждут от руководителя.
Подведем небольшой итог. Вы узнали о ситуациях в компании, при которых актуальна бизнес-аналитика. Узнали о том, как правильно проектировать и выстраивать аналитику в компании используя специализированные инструменты Power BI и Tableau. Мы вместе рассмотрели, как на практике можно применить работу с отчетами и повысить продажи.
Если вы руководитель в компании, заинтересованы в росте продаж и устали регулярно сводить отчеты в excel из различных систем, то специально для этого мы приготовили спецпредложение – 15-минутная zoom-демонстрация демо-версии дашборда бизнес-аналитики. Это короткий блиц-аудит текущей ситуации в компании. На ней вы узнаете, какую BI-систему использовать, чтобы навести порядок, устранить хаос и увеличить объем полезных действий в компании, которые приводят к росту продаж.
Сделайте шаг вперед – запишитесь на zoom-встречу и начните внедрять BI-аналитику в компании.